Πώς να καθαρίσετε τα κατακλυσμένα Εισερχόμενά σας στο Gmail (με το χέρι)
Έρχεται μια στιγμή που αρκετά είναι, πολύ απλά, αρκετά. Είχα αναβάλει το έργο της οργάνωσης των μεγάλων εισερχομένων μου στο Gmail για μήνες, αν όχι χρόνια. Αλλά όταν ο Lifehacker μου είπε ότι επρόκειτο να έχουμε μια εβδομάδα ανοιξιάτικου καθαρισμού, ήξερα ότι ήταν ώρα. Και δεν επρόκειτο να σπαταλήσω πολύτιμες ώρες προσπαθώντας να βρω εφαρμογές ή εργαλεία για να κάνω την εργασία για μένα. χρειαζόμουν Ρον Σουάνσον τα εισερχόμενά μου—σηκώνω τα μανίκια, μεταβείτε και διαχειριστείτε το χάος με μη αυτόματο τρόπο.
Λαμβάνουμε πολύ σοβαρά υπόψη τον ανοιξιάτικο καθαρισμό στο Lifehacker. Μακριά από εμάς να αφήσουμε μια ευκαιρία να ανανεώσουμε, να αναδιοργανώσουμε και να ακαταστήσουμε τις ζωές του σπιτιού μας. Είμαστε, επίσης, πολύ πρόθυμοι να πατήσουμε το κουμπί επαναφοράς στη χρήση της τεχνολογίας μας, να ρίξουμε μια προσεκτική ματιά στα οικονομικά μας και να δώσουμε ώθηση στις καθημερινές συνήθειες που έχουν γίνει λίγο μουχλιασμένες. Καλωσήρθες στο Εβδομάδα καθαρισμού της άνοιξης , όπου καθαρίζουμε τους ιστούς αράχνης του χειμώνα και προετοιμάζουμε τις ηλιόλουστες μέρες που έρχονται. Ας καθαρίσουμε τα πράγματα, έτσι δεν είναι;
Αξιολογώντας τα ακατάστατα εισερχόμενά σας
Εφόσον χρησιμοποιείτε (πιθανότατα) τα εισερχόμενά σας κάθε μέρα, πιθανότατα έχετε μια πολύ καλή ιδέα τι είδους email λαμβάνετε και από ποιον, σε τακτική βάση. Γνωρίζετε σε ποιες υπηρεσίες λίστες έχετε εγγραφεί, ποια μηνύματα λαμβάνετε που έχουν μεγαλύτερη προτεραιότητα από άλλες (ίσως ακόμη περισσότερο από ό,τι μπορούν να καταλάβουν οι αλγόριθμοι της Google), ποια μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μάρκετινγκ σας αρέσει να λαμβάνετε και ποια τακτικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εμφανίζονται στο άκρο των ανεπιθύμητων μηνυμάτων επειδή σας αποστέλλονται τόσα πολλά από αυτά τόσο συχνά.
Το Gmail δεν έχει έναν εξαιρετικό τρόπο για να δείτε γρήγορα ποιες διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας στέλνουν τα περισσότερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου—και δεν έχω βρει καλή επέκταση ή κόλπο για να το κάνω αυτό. Αλλά δεν πρέπει πραγματικά να χρειάζεστε μια ειδική λύση για αυτό. Μάλλον γνωρίζετε ήδη. Και αν δεν το κάνετε, δεν είναι τόσο δύσκολο να το ανακαλύψετε.
Για παράδειγμα, ρίξτε μια γρήγορη ματιά στα Εισερχόμενά σας—πιο εύκολο, εάν χρησιμοποιείτε τα «προεπιλεγμένα» εισερχόμενα του Gmail με πέντε καρτέλες στο επάνω μέρος —και δείτε αν υπάρχουν αποστολείς ή θέματα που εμφανίζονται περισσότερο από όσο θα έπρεπε. Ίσως η τράπεζά σας να σας στέλνει ένα μήνυμα μια φορά την ημέρα σχετικά με νέους λογαριασμούς που θα μπορούσατε να ανοίξετε, εκτός από τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ειδοποίησης που λαμβάνετε κάθε φορά που μεταφέρετε χρήματα μεταξύ λογαριασμών. Ίσως αγοράζετε πολλά πράγματα στο Amazon. Ίσως το Facebook σας κάνει ping κάθε φορά που κάποιος που γνωρίζετε κάνει οτιδήποτε. Εκείνη τη συναυλία που είδατε κάποτε σε αυτόν τον χώρο; Είναι πιθανό να σας άνοιξε μια θάλασσα από μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τον χώρο (ή Ticketmaster, ή AXS, κ.λπ.)
Μπορείτε επίσης να καταλάβετε ποιος ανατινάζει τα εισερχόμενά σας εκτελώντας μερικές απλές αναζητήσεις. Μία από τις πιο χρησιμοποιούμενες αναζητήσεις μου στο Gmail είναι η 'από:' ακολουθούμενη από το όνομα μιας εταιρείας ή ενός φίλου ή μερικές φορές μια διεύθυνση email. (Επίσης καλό: 'from:[name] is:unread', για να δείτε πραγματικά αν κάποιος σας στέλνει πολλά πράγματα που δεν βλέπετε.)
Ξεκινήστε την απεγγραφή
Καθώς αρχίζετε να καταλαβαίνετε ποιος σας κατακεραυνώνει με ένα σωρό μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου—τα οποία είναι πολύ πιθανό να βρείτε στην καρτέλα «Προσφορές» του Gmail, εάν τη χρησιμοποιείτε— έχετε μια εξαιρετική ευκαιρία να κάνετε ολόκληρο αυτό το «καθάρισμα των Εισερχομένων σας ” η διαδικασία είναι πολύ πιο εύκολη στο μέλλον.
Τραβήξτε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τους πιο πρόθυμους αποστολείς σας και, αν διαπιστώσετε ότι δεν διαβάζετε πολλά από τα μηνύματά τους, ψάξτε γύρω από το email για έναν σύνδεσμο κατάργησης εγγραφής — υποθέτοντας ότι υπάρχει. Εάν δεν μπορείτε να βρείτε ένα, μη διστάσετε να αναφέρετε τα μηνύματα ως ανεπιθύμητα. Αν και αυτό μπορεί να πάρει κάποιο χρόνο εάν λάβετε ένα παρτίδα του email, είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να αρχίσετε να μειώνετε αυτή τη ροή στο ελάχιστο.
Τα προεπιλεγμένα εισερχόμενα της Google προσπαθεί αυτόματα να φιλτράρει τα μηνύματα μάρκετινγκ από τα κύρια εισερχόμενά σας και σε μια ξεχωριστή καρτέλα προωθήσεων, αλλά αυτό καθιστά επίσης πιο εύκολο να ξεχάσετε τη διαχείριση της αλληλογραφίας σας. Μην βρίσκεστε «από τα μάτια σας, από το μυαλό» σχετικά με το email σας—αν μη τι άλλο, χάνετε πολύτιμα μηνύματα μάρκετινγκ που κάνω νοιάζεστε γιατί κατακλύζεστε από αυτούς που δεν έχετε διαβάσει ποτέ.
Ετικέτες: Τα κλειδιά για ένα τέλειο inbox
Μου πήρε για πάντα να συνηθίσω το σύστημα ετικετών του Gmail. Ναι ξέρω; είναι βασικα φακέλους για το email σας, μόνο όχι, καθώς κάτι μπορεί να υπάρχει σε πολλές ετικέτες (και στα εισερχόμενά σας) ταυτόχρονα. Γιατί είναι ταμπέλες. Δεν Πραγματικά φακέλους. το καταλαβαίνω.
Εξακολουθώ να μην επισημαίνω με μη αυτόματο τρόπο τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, είτε σύροντας μια ετικέτα από την αριστερή πλευρική γραμμή του Gmail πάνω από το εν λόγω μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, χρησιμοποιώντας το κουμπί της αναπτυσσόμενης ετικέτας (που μοιάζει με ετικέτα αποσκευών) είτε σύροντας το ίδιο το email στο το label-not-folder στην κύρια οθόνη του Gmail. Σας ενθαρρύνω να δοκιμάσετε οποιαδήποτε από αυτές τις τεχνικές. δεν είναι για μένα — τουλάχιστον, όχι χειροκίνητα. Περισσότερα για αυτό σε λίγο.
- Αντισταθείτε στην επιθυμία να δημιουργήσετε ένα εκατομμύριο ετικέτες
Όταν έπαιξα με ταμπέλες, ανακάλυψα ότι δυσκόλευα τη ζωή μου με το να είμαι πολύ ακριβής. Για κάποιους, αυτό λειτουργεί. Έχω δει συναδέλφους να έχουν ένα ειδικό «VIP» εισερχόμενα για κάθε μέλος της ομάδας τους, κάθε διευθυντή που έχουν και κάθε εξαιρετικά σημαντικό συνάδελφο με τον οποίο συνεργάζονται διαλειτουργικά. Όταν λαμβάνετε έναν παράλογο αριθμό μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάθε μέρα, υποθέτω ότι είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να βεβαιωθείτε ότι δεν θα χάσετε ποτέ ένα μήνυμα από σημαντικά άτομα – κάτι που αξίζει να σκεφτείτε για το Gmail, αν είστε διατεθειμένοι.
Αντίθετα, χρησιμοποιώ μερικές ετικέτες για να καταγράψω σημαντικά θέματα που με ενδιαφέρουν. Για παράδειγμα, έχω μια ετικέτα 'Καθημερινή Email' για συχνά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λαμβάνω πρέπει ΝΟΙΑΖΟΜΑΙ για. Χρησιμοποιώ τις δευτερεύουσες ετικέτες 'Ειδήσεις' και 'Θέατρο' στο 'Καθημερινό ηλεκτρονικό ταχυδρομείο' για να παρακολουθώ καθημερινά μηνύματα και ενημερώσεις από τις διάφορες ειδησεογραφικές οντότητες στις οποίες είμαι συνδρομητής και από μερικές λίστες θεάτρων στις οποίες βρίσκομαι στην περιοχή μου. (Κάθε listserver έχει ρυθμιστεί να μου στέλνει αυτόματα μια ομαδική σύνοψη των μηνυμάτων της ημέρας, διαφορετικά θα είχα πιθανώς ξεχωριστές υποετικέτες για καθεμία.)
Έχω μια απλή ετικέτα «Οικονομικά» την οποία χρησιμοποιώ για οτιδήποτε σχετίζεται με χρήματα, συμπεριλαμβανομένων ενημερώσεων λογαριασμού από τις τράπεζές μου, μηνυμάτων μάρκετινγκ από τις τράπεζές μου, οποιωνδήποτε και όλων των μηνυμάτων από διάφορες εταιρείες πιστωτικών καρτών που θέλουν να με χτυπήσουν, καθώς και ένα ντάμπινγκ έδαφος για ιστότοπους όπως το Nerdwallet, το Slickdeals και το AwardWallet—για να αναφέρουμε μερικά.
Η μόνη ετικέτα email στην οποία δίνω μεγάλη προσοχή είναι η ετικέτα '_important' που ονομάζεται έτσι ώστε να βρίσκεται στην κορυφή της λίστας ετικετών μου. Εκεί μέσα, έχω δευτερεύουσες ετικέτες για όλα τα email που στέλνουν οι συγκάτοικοί μου (συνήθως για τον προγραμματισμό μιας επερχόμενης εκδήλωσης ή για να με φωνάζουν για τα πιάτα). μια δευτερεύουσα ετικέτα για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλονται από τη φίλη μου (ίδια). και μια δευτερεύουσα ετικέτα '_to do', χρώματος κόκκινου, την οποία χρησιμοποιώ για να παρακολουθώ τυχόν επείγουσες εργασίες που χρειάζομαι για να κάνω μία.
Μια τελευταία ετικέτα—'_shipping'—είναι το καλύτερό μου για οτιδήποτε από Amazon, UPS, FedEx ή USPS. Αν έρθει στο σπίτι μου σε οποιοδήποτε σημείο, θα εμφανιστεί στη ναυτιλία. Και είναι ωραίο να βλέπεις λίγο (1) να εμφανίζεται το πρωί, που συνήθως σημαίνει ότι κάτι φοβερό θα φτάσει σύντομα, αν όχι εκείνη την ημέρα.
- Οργάνωση των ετικετών σας
Μία από τις πιο χρήσιμες λειτουργίες του Gmail είναι η ικανότητά του να εμφανίζει και να αποκρύπτει ετικέτες όπως απαιτείται. Αυτό σας επιτρέπει να αρχειοθετήσετε παλιές ετικέτες εάν τις χρησιμοποιούσατε για να παρακολουθείτε ένα έργο που ολοκληρώθηκε πριν από λίγο καιρό. Επίσης, επιτρέπει στις ετικέτες να 'εμφανίζονται' στην αριστερή πλαϊνή γραμμή του Gmail όποτε υπάρχει κάτι για να κοιτάξετε (κάτι που το βρίσκω απίστευτα χρήσιμο για να τραβήξετε την προσοχή μου).
Για να προσαρμόσετε την ορατότητα των ετικετών σας, ανοίξτε το μενού ρυθμίσεων του Gmail κάνοντας κλικ στο εικονίδιο με το γρανάζι στην επάνω δεξιά γωνία του κύριου παραθύρου του και κάνοντας κλικ στις Ρυθμίσεις. Από εκεί, κάντε κλικ στο Labels. Η οθόνη που εμφανίζεται στη συνέχεια φαίνεται τρομακτική στην αρχή, αλλά είναι ο καλύτερος τρόπος για να διατηρήσετε τα εισερχόμενά σας χωρίς ακαταστασία ετικετών.
Για παράδειγμα, μπορείτε να αποκρύψετε ετικέτες συστήματος όπως 'chat' ή 'spam' αν γνωρίζετε ότι δεν πρόκειται ποτέ να κάνετε root μέσω καμίας από τις δύο. Μπορείτε επίσης να αποκρύψετε όλες τις κατηγορίες του Gmail, οι οποίες εμφανίζονται ήδη στην κορυφή του κύριου παραθύρου στην προεπιλεγμένη προβολή του Gmail.
Εμφάνιση ή απόκρυψη ετικετών που έχετε δημιουργήσει ή, εάν θέλετε να ακολουθήσετε τη δυναμική προσέγγιση, ρυθμίστε τις να εμφανίζονται στην πλαϊνή γραμμή σας μόνο εάν έχετε μη αναγνωσμένα μηνύματα. Ωστόσο, αυτό είναι λίγο ψέμα, καθώς μπορείτε επίσης να αποκτήσετε πρόσβαση σε οποιαδήποτε ετικέτα έχετε δημιουργήσει κάνοντας κλικ στο κουμπί 'Περισσότερα' στο κάτω μέρος της λίστας ετικετών της πλαϊνής γραμμής σας. Αυτές οι μικρότερες ετικέτες δεν θα εμφανίζονται σε πιο εμφανή θέση εκτός και αν έχετε ένα μήνυμα να δείτε.
Αφήστε το Gmail να κάνει την επισήμανση για εσάς
Οι ετικέτες είναι υπέροχες και όλες, αλλά αν έχετε ένα αρκετά μεγάλο κομμάτι εισερχόμενων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που πρέπει να αντιμετωπίζετε σε καθημερινή βάση, η διαδικασία οργάνωσης όλων μπορεί να είναι τρομακτική. Ωστόσο, συνδυάστε τις ετικέτες σας με μερικά δημιουργικά φίλτρα Gmail και τα εισερχόμενά σας θα ταξινομηθούν αυτόματα για λογαριασμό σας. Αν και το φιλτράρισμα του Gmail σας μπορεί να είναι λίγο τρομακτικό και απαιτεί λίγο χρόνο για να γίνει σωστά, είναι μια διαδικασία που αποδίδει μακροπρόθεσμα.
- Ρύθμιση των πρώτων σας φίλτρων
Ο ευκολότερος τρόπος για να δημιουργήσετε ένα φίλτρο Gmail είναι να κάνετε κλικ σε ένα email και να επιτρέψετε στο Gmail να δημιουργήσει ένα φίλτρο με βάση τις παραμέτρους του email. Έτσι, εάν το αγαπημένο σας σάντουιτς σας κατακεραυνώνει με email κάθε μέρα, αλλά θέλετε να βεβαιωθείτε ότι τα προλαβαίνετε (για αυτές τις γλυκές προσφορές για σάντουιτς), ανοίξτε το email, κάντε κλικ στο κουμπί Περισσότερα κάτω από τη γραμμή αναζήτησης του Gmail και επιλέξτε το Επιλογή 'Φιλτράρισμα μηνυμάτων όπως αυτά'.
- Προσαρμογή ενός φίλτρου για να γίνει πιο ακριβές
Όταν αφήνετε το Gmail να βρει το φιλτράρισμα ενός μηνύματος, η υπηρεσία ενδέχεται να κατηγοριοποιήσει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με βάση τη 'λίστα' του και όχι με τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του αποστολέα. Αυτό θα πρέπει να είναι εντάξει για τα περισσότερα μηνύματα μάρκετινγκ, αλλά μπορείτε επίσης να το διαγράψετε και να χρησιμοποιήσετε χαρακτήρες μπαλαντέρ στο πεδίο από—όπως *@nameofsandwichplace.com για να διασφαλίσετε ότι ένα φίλτρο καταγράφει κάθε μήνυμα που σας στέλνει μια εταιρεία.
Για να συνεχίσουμε αυτό το παράδειγμα, αν το σάντουιτς σας αρχίσει να στέλνει τα email του από διευθύνσεις που χρησιμοποιούν διάφορους υποτομείς, δεν μπορείτε να κάνετε πολλαπλούς χαρακτήρες μπαλαντέρ. Μπαίνοντας λοιπόν *@*σάντουιτς* στο πεδίο 'από' δεν πρόκειται να βρεις τα πάντα. Μπορείτε, ωστόσο, να χρησιμοποιήσετε κάθετες ράβδους—shift-backslash—για να προσθέσετε επιπλέον καταχωρίσεις στο φίλτρο σας. Έτσι, σε αυτή την περίπτωση, θα μπορούσατε να γράψετε *@sandwichplace.com | *@marketing.sandwichplace.com | *@yum.sandwichplace.com στο πεδίο από για να καταγράψετε πολλά εισερχόμενα email από την ίδια εταιρεία.
Μπορείτε επίσης να δοκιμάσετε να μεταβείτε γενικά: Πληκτρολογώντας από: Starbucks θα πρέπει να βρείτε όλα όσα σας στέλνει ο δημιουργός του καφέ. Θα χρειαστεί να γίνετε πιο συγκεκριμένοι μόνο εάν προσπαθείτε να φιλτράρετε ορισμένα μηνύματα, αλλά όχι άλλα. Για παράδειγμα, εάν θέλετε μηνύματα από μια συγκεκριμένη θεατρική εταιρεία να λαμβάνει μία ετικέτα, αντί για όλα τα μηνύματα για όλα τα θέατρα (ή το θέατρο γενικά)—ή, εάν δεν είστε μεγάλος στις τέχνες, μηνύματα από έναν συγκεκριμένο Jim (του το New Hamp-Shire Darkmagics ) αντί για όλους τους Jims.
- Γιατί αξίζει να τρελαίνεσαι με φίλτρα
Μπορείτε να γίνετε απίστευτα δημιουργικοί με το φιλτράρισμα του Gmail, ακόμη και να φτάσετε τόσο μακριά κλειδώστε εντελώς τα εισερχόμενά σας από λογαριασμούς email που δεν έχετε ήδη συμπεριλάβει στη λίστα επιτρεπόμενων. Είναι ακραίο, αλλά είναι μια πιθανότητα. (Μπορείτε ακόμη και να χρησιμοποιήσετε το Gmail για να φτιάξετε απεριόριστες διευθύνσεις email και φιλτράρετε με αυτόν τον τρόπο: δίνοντας στις τράπεζές σας μια διεύθυνση 'youremail+finance@gmail.com', για παράδειγμα, και φιλτράρισμα όλων των μηνυμάτων του Gmail με βάση το πεδίο «Προς:» αντί για το πεδίο «Από:».)
Θεωρώ ότι είναι πιο εύκολο να τηρήσω έναν απλό κανόνα: Αν έχω ετικέτα, πρέπει να έχω φίλτρο. Έτσι, στην περίπτωσή μου, έχω ρυθμίσει ένα φίλτρο για να επισημαίνει οποιοδήποτε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που στέλνω στον εαυτό μου ως 'Εκκρεμεί', να το επισημαίνει με αστέρι και να το επισημαίνει ως σημαντικό - ένας εύχρηστος τρόπος για να στείλω στον εαυτό μου μια υπενθύμιση για οτιδήποτε. Το φίλτρο οικονομικών μου φαίνεται λίγο πιο απείθαρχο, αλλά λειτουργεί: από:(*@chase.com | *@e.chase.com | *@alertsp.chase.com | *@service.capitalone.com | *@capitalone.com | *@notification.capitalone.com | *@mint .com | *@awardwallet.com)
- Μπορείτε επίσης να γίνετε δημιουργικοί με τις ενέργειες φίλτρου
Το άλλο σημαντικό μισό της διαδικασίας φιλτραρίσματος είναι όλες οι άλλες ενέργειες με τις οποίες μπορείτε να παίξετε αφού ρυθμίσετε τους κανόνες ενεργοποίησης. Είναι εύκολο να πείτε στο Gmail να επισημάνει ένα συγκεκριμένο email από έναν συγκεκριμένο αποστολέα. Για να διατηρήσετε τα κύρια εισερχόμενά σας (και τις καρτέλες κατηγοριών, αν τις χρησιμοποιείτε) καθαρά από την ακαταστασία, σκεφτείτε να πείτε στο Gmail ότι θέλετε επίσης αυτά τα φιλτραρισμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου να παραλείπουν τα εισερχόμενά σας.
Αυτό δεν σημαίνει ότι δεν θα μπορείτε να διαβάσετε αυτά τα μηνύματα ή να τα παρατηρήσετε όταν τα λάβετε. Αντίθετα, αυτή η δυνατότητα αυτόματης παράβλεψης σημαίνει ότι τα κύρια Εισερχόμενά σας δεν θα φράξουν με μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το αγαπημένο σας κατάστημα σάντουιτς. Αντίθετα, θα δείτε έναν αυξανόμενο αριθμό από το φίλτρο σάντουιτς, ειδοποιώντας σας ότι υπάρχουν μηνύματα που πρέπει να δείτε. Το διαχειρίζομαι πολύ πιο εύκολα από το να έχω ένα φάκελο εισερχομένων γεμάτο email με χρωματικά κωδικοποιημένα φίλτρα και λειτουργεί λίγο περισσότερο σαν τη λειτουργικότητα 'Δημιουργία κανόνα' στο Outlook ή στο Mail που ίσως γνωρίζετε περισσότερο.
